Cómo gestionar importaciones con control por operación con Centum

Trazabilidad, segmentación y costo real por operación

Importar no es simplemente comprar en el exterior. Implica gestionar tiempos, documentación, impuestos, logística y distintos actores hasta que la mercadería finalmente ingresa al país.

En Centum, la Operación de Importación no funciona como un módulo independiente. Se gestiona desde los módulos que ya conocés, incorporando funcionalidades específicas que permiten acompañar la operación desde la orden de compra al proveedor del exterior hasta el análisis del costo real de reposición.

Activando el parámetro correspondiente, el sistema habilita datos informativos de importación dentro de las órdenes de compra y permite trabajar con herramientas que contemplan las particularidades de este tipo de operación.

‍Importar es un proceso

Cuando una empresa compra a un proveedor del exterior, el circuito tiene una complejidad diferente al de una compra local.

El flujo habitual incluye:

• Orden de compra al proveedor del exterior
• Datos informativos de importación dentro de esa orden
• Subestados en la orden de compra para dar seguimiento al avance
• Factura del proveedor del exterior
• Despacho de importación emitido por aduana
• Remito cuando la mercadería ingresa al país
• Orden de pago al proveedor

Todo esto se gestiona principalmente desde el módulo de Compras y el de Pagos, formando parte del circuito administrativo habitual.

Seguimiento desde la orden de compra

Desde la orden de compra se pueden cargar datos informativos de importación como puerto de origen, puerto de destino o datos del transporte.

Además, se pueden utilizar subestados en las órdenes de compra. Estos funcionan como tarjetas que permiten ir marcando manualmente el avance de la operación, por ejemplo cuando la mercadería está en puerto de origen o cuando fue embarcada.

Esto permite dar seguimiento al proceso desde que se emite la orden hasta que la mercadería llega al país.

‍Segmentación por operación con centros de costos

Uno de los puntos centrales del circuito es el uso de centros de costos.

Cada operación de importación puede asociarse a un centro de costos específico desde el inicio. De esta manera, todos los movimientos vinculados a esa operación quedan segmentados bajo esa misma identificación.

Esto incluye:

• Orden de Compra al proveedor del exterior
• Factura
• Despacho
• Gastos asociados como flete o despachante
• Otros costos vinculados a esa operación
  

Luego, filtrando reportes por centro de costos, es posible analizar únicamente esa importación y ver su impacto completo.

Determinar el costo real del producto

Importar implica asumir múltiples costos que van más allá del precio del producto Hay impuestos, derechos, fletes, honorarios, gastos administrativos y, en muchos casos, diferencias de cambio.

Sin una estructura clara, es muy difícil saber cuánto cuesta realmente reponer ese artículo y cual es el precio de venta que se le debe aplicar al producto.

En Centum, el sistema permite consolidar el precio del producto junto con todos los gastos asociados a la operación y prorratearlos correctamente entre los artículos importados.

De esta manera, se obtiene un valor unitario real que contempla todo el recorrido hasta que el producto está listo para la venta. Ese dato es estratégico. Porque define márgenes, políticas de precios y decisiones comerciales.

Saber cuánto te costó poner ese producto en tu depósito es mucho más relevante que saber cuánto pagaste originalmente al proveedor.

Un circuito integrado a la operatoria habitual

Uno de los problemas habituales en operaciones de importación es la fragmentación de la información.

Comercio exterior maneja ciertos datos. Administración registra otros. Finanzas calcula pagos. Logística sigue el embarque. Y muchas veces cada área trabaja en su propia planilla.

Más que crear un proceso paralelo, Centum integra la operación de importación al circuito habitual de compras y pagos, contemplando sus particularidades.

Algunas variables específicas, como ciertos ajustes cambiarios, pueden requerir intervención manual, pero la estructura del proceso permite:

• Dar seguimiento a cada operación
  
• Registrar los documentos clave
  
• Segmentar por centro de costos
  
• Analizar el impacto económico completo
  
  

Importar siempre tiene complejidad. La diferencia está en si esa complejidad se gestiona con información organizada y segmentada.

En Centum, la lógica de la importación se incorpora dentro del sistema para que cada operación pueda analizarse de forma individual y con claridad.

De la operación al análisis estratégico

Gestionar correctamente la Operación de Importación no es solo una cuestión operativa.

Cuando cada operación y costo están correctamente identificado, la empresa puede responder preguntas estratégicas como:

• ¿Qué proveedor me resulta más eficiente considerando todos los costos?
• ¿Qué producto tiene mejor margen real después de importar?
• ¿Cuánto capital tengo inmovilizado en operaciones en tránsito?
• ¿Cómo impactan los impuestos en mi estructura de precios?

Cuando el proceso está ordenado, la toma de decisiones también lo está.

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