Devengá gastos de manera correcta y ganá control con Centum
El devengamiento de gastos es uno de los aspectos más sensibles de la contabilidad empresarial y, al mismo tiempo, uno de los peor resueltos dentro de muchos sistemas de gestión. Aunque se trata de un criterio contable básico, en la práctica sigue generando procesos manuales, ajustes fuera del sistema y una fuerte dependencia de planillas externas.
En muchas empresas el ERP no contempla correctamente el devengamiento, lo que obliga a realizar provisiones contables manuales, asientos externos o correcciones al momento del cierre. Todo esto consume tiempo, incrementa el riesgo de errores y termina afectando la calidad de la información contable.
En esta nota vas a encontrar
- Qué es el devengamiento de gastos
- Cuál es la problemática más común en las empresas
- Por qué no todos los ERP lo resuelven correctamente
- Cómo Centum incorpora una funcionalidad específica para automatizar este proceso
Si tu empresa trabaja con gastos facturados a mes vencido y busca cierres contables prolijos, esta información es clave.
Qué es el devengamiento de gastos
El devengamiento de gastos es el criterio contable que indica que un gasto debe registrarse en el período en el que se genera, independientemente del momento en el que se reciba la factura o se realice el pago.
Este criterio busca que los resultados contables reflejen la realidad económica de cada período. No importa cuándo se factura o cuándo se paga, lo importante es cuándo se utilizó el servicio o se incurrió en el gasto.
Un ejemplo muy habitual en empresas argentinas
- Un proveedor presta un servicio durante el mes de marzo
- La factura se emite en abril, es decir a mes vencido
- El gasto corresponde contablemente a marzo
Si el ERP no permite registrar este escenario de forma correcta, los resultados mensuales quedan distorsionados.
La problemática habitual en las empresas
Gastos facturados a mes vencido
En la mayoría de las organizaciones, una gran parte de los gastos se facturan a mes vencido. Algunos ejemplos frecuentes:
- Alquileres
- Servicios profesionales
- Honorarios
- Mantenimiento
- Telecomunicaciones
- Servicios tercerizados
Y si el ERP solo permite registrar la factura en el mes de emisión, sin contemplar el período real en el que el gasto se devengó, las empresas suelen recurrir a soluciones manuales que terminan generando más problemas que beneficios:
- Registran la factura en el mes en que llega
- Realizan provisiones contables manuales con fecha anterior
- Revierten esas provisiones en el período siguiente
Con el tiempo, el ERP deja de ser la fuente confiable de la información contable y pasa a ser solo un registrador de facturas.
Por qué muchos ERP no resuelven bien el devengamiento de gastos
Muchas soluciones lo tratan como una excepción y no como un proceso habitual.
Algunas de las limitaciones más comunes son
- Una única fecha por comprobante
- Falta de separación entre fecha contable e impositiva
- Imposibilidad de indicar el período real del gasto
- Necesidad de generar asientos manuales fuera del circuito de compras
Cuando el sistema no contempla estas variables, la contabilidad termina dependiendo de ajustes externos y procesos paralelos. El resultado es una pérdida de control y una mayor carga operativa para los equipos administrativos y contables.
Devengamiento de gastos automatizado en Centum
En Centum se desarrolló una funcionalidad específica para resolver este problema desde la raíz, alineada a la operatoria real de las empresas y a las buenas prácticas contables.
Al momento de cargar una factura de compra de un gasto que no corresponde al mes en transito,, el sistema permite indicar explícitamente el período contable en el que se debe devengar el gasto, además de las fechas habituales del comprobante.
Ejemplo práctico de aplicación
Cómo funciona el registro dentro del ERP
Gracias a su capacidad de configuración previa, los usuarios pueden establecer conceptos de compra y sus cuentas contables asociadas, lo que permite un manejo eficiente de la contabilidad.
Cuando configuramos un concepto de gasto, como por ejemplo "luz", definimos también la cuenta contable relacionada. Esto es fundamental, ya que cada vez que se carga una factura utilizando ese concepto, Centum activa automáticamente el campo de fecha de devengamiento, facilitando así su gestión.
Al ingresar una factura de compra de un gasto, el sistema permite que se especifiquen de manera clara:
- La fecha del documento
- La fecha de imputación impositiva
- La fecha del período contable en el que se desea devengar el gasto
Con esta información, Centum realiza varias acciones importantes:
- Generación Automática de Provisión: El sistema genera automáticamente la provisión del gasto en el período adecuado.
- Reflejo del Impacto Contable: Asegura que el impacto contable se vea reflejado en el mes correspondiente.
- Trazabilidad: Mantiene un registro claro y trazable entre la provisión y la factura.
- Reducción de Errores: Elimina la necesidad de asientos manuales, lo que minimiza el riesgo de errores humanos.
- Centralización del Proceso: Centraliza todo el proceso dentro del ERP, lo que mejora la eficiencia operativa.
Desde el módulo de compras, al añadir el concepto previamente configurado, se habilita el campo para la fecha de devengamiento. Una vez que se guarda el comprobante, el sistema no solo registra un asiento, sino que genera dos asientos en la contabilidad de gestión, mejorando así la precisión y el control contable.
Desde Administración de Parámetros podés definir que conceptos necesitas que operen con Devengamiento Contable y la Cuenta Contable a la que va a corresponder.
Centum facilita el devengamiento de gastos contables, aporta claridad al proceso y asegura que las organizaciones mantengan un control riguroso sobre sus finanzas.
Beneficios de usar Centum:
- Resultados contables mensuales reales
- Menos ajustes al momento del cierre
- Mayor control y facilidad de auditoría
- Ahorro de tiempo operativo
- Información confiable para la toma de decisiones
En empresas con muchos gastos recurrentes, esta funcionalidad deja de ser un detalle técnico y se convierte en un factor clave de gestión y control.
Cuándo conviene usar el devengamiento de gastos
Esta funcionalidad es especialmente útil si tu empresa
- Recibe facturas de gastos a mes vencido
- Tiene servicios recurrentes
- Necesita cierres contables prolijos y previsibles
- Busca reducir tareas manuales
- Quiere que el ERP refleje la realidad contable
Cuanto mayor es el volumen de gastos y la recurrencia de servicios, mayor es el impacto positivo de automatizar este proceso.
En fin,
El devengamiento de gastos no debería resolverse fuera del sistema ni mediante procesos manuales. Es un proceso contable central que debe estar integrado al ERP.
Con la funcionalidad de devengamiento,, Centum permite registrar correctamente gastos correspondientes a períodos anteriores, automatizar provisiones y asegurar información contable precisa y trazable.
Si estás evaluando un ERP o querés mejorar la calidad de tu información contable, el devengamiento de gastos es un punto clave a considerar. Implementarlo correctamente no solo mejora la contabilidad, sino que también eleva el nivel de control y profesionalismo de toda la gestión empresarial.
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